Przejdź do treści
Strona główna » Jak (nie)wdrażać BMS

Jak (nie)wdrażać BMS

    Mawia się, że najlepiej uczyć się na cudzych błędach. Poniekąd tak jest, stąd pomysł aby podzielić się kilkoma spostrzeżeniami i omówić zarówno dobre praktyki jak i czego nie robić przy wdrożeniu.


    Określ cel

    Najważniejsze jest pierwsze wrażenie, czyli przed rozpoczęciem szkoleń wprowadzenie zespołu w to po co w ogóle ma być wdrażany nowy system oraz co chcemy wspólnie osiągnąć. Zaczynając przygodę w branży napraw powypadkowych, zderzyliśmy się z różnym spojrzeniem poszczególnych pracowników warsztatu na całą organizację. Inne motywacje i cele mają blacharze czy lakiernicy, zupełnie inaczej na świat patrzy doradca serwisowy, a kierownik czy mistrz musi pogodzić te dwa światy, niejednokrotnie mające rozbieżne potrzeby.

    Przy jednym z wdrożeń zdarzyło się, że osoba szkoląca z systemu nie była w żaden sposób przedstawiona przez właściciela (czy też kierownika) tylko sama musiała „łapać” poszczególnych pracowników, tłumaczyć po co im ten system i dlaczego właściciel firmy chce to zrobić. Efekt był taki, że pracownicy podejrzliwie patrzyli na szefa, bo jego „schowanie się przed nimi” traktowali jako obawę o swoje jutro w tej firmie. Dlatego szalenie istotne jest, aby przed rozpoczęciem szkoleń powiedzieć dosłownie kilka słów i wyjaśnić kluczowe sprawy takie jak:

    • W czym to narzędzie ma pomóc właścicielowi / osobom zarządzającym?
      Tutaj np. można wskazać usprawnienie w zarządzaniu, lepsze przewidywanie sytuacji firmy na podstawie aktualnych danych czy też spełnienie standardów nakładanych przez np. poszczególne sieci dealerskie jak i inne organizacje certyfikujące. Ciekawym zagadnieniem jest też gromadzenie informacji pomocnych do zwiększenia stawek w rozliczeniach z TU. Mając odpowiednie dane można przeliczyć faktyczną rentowność firmy jak i mieć twarde argumenty do rozmów z TU czy zlecającymi naprawy.
    • Jakie korzyści mogą osiągnąć pracownicy?
      Przykładowo doradcy serwisowi mogą zmniejszyć swoje obciążenie telefonami od klientów wykorzystując kilka bardzo prostych narzędzi dostępnych w systemie. Pracownicy produkcji mogą widzieć na bieżąco swoje „godziny sprzedane” czy też plan prac jakie są do nich przypisane. Wreszcie cała organizacja staje się bardziej zautomatyzowana i przewidywalna. Jest jedno miejsce gdzie można znaleźć odpowiedzi na szereg codziennych pytań.
    • Jakie są cele krótkoterminowe?
      Początek wdrożenia jest prawie zawsze taki sam. Poszczególni członkowie zespołu mają za zadanie nauczyć się podstaw wykorzystania programu i mają zacząć na nim działać. Już po pierwszym dniu staje się jasne, że raz wpisana informacja na temat np. uzgodnień z klientem, etapu prac czy innych istotnych spraw jest łatwa do znalezienia i dostępna dla wszystkich. Szybko kończy się era żółtych karteczek, przekazywania informacji ustnie czy też pisania maili i smsów wewnętrznie, do poszczególnych osób.

    Wyznacz lidera

    Rola lidera w zespole jest absolutnie kluczowa. To lider jest przekaźnikiem informacji pomiędzy zespołem, a dostawcą danego oprogramowania. On filtruje wszelkie pomysły, rozwiązuje rutynowe problemy oraz jest najlepiej zorientowany w tym jak działa organizacja w oparciu o narzędzie. Niekiedy wybór takiej osoby nie jest oczywisty, ale praktyka pokazuje, że jeśli na początku nie jest sprecyzowane kto powinien przyjąć taką rolę to w trakcie szkoleń i spotkań taka osoba często się wyłania sama i przejmuje inicjatywę. Warto podążyć za entuzjazmem takiego pracownika, bo dzięki temu wdrożenie jest o wiele skuteczniejsze i można wykorzystać narzędzie w o wiele większym zakresie.

    Nie wyciągaj pochopnych wniosków

    Trochę przewrotnie, ale zdarzyły się w naszej historii takie sytuacje kiedy np.: blacharz mający bardzo dobrą sprzedaż, w początkowych miesiącach korzystania z RCP dostawał reprymendę za zalogowanie zbyt małej liczby godzin. Tutaj krótki przerywnik, bo sam moduł RCP mimo swojej pełnej nazwy jako „moduł rejestracji czasu pracy” ma w serwisie powypadkowym spełnić przede wszystkim inne cele! Mianowicie zebrać informacje co dzieje się z samochodem, kto przy nim pracował i wyliczyć godziny sprzedane czyli te, za które płaci ubezpieczyciel. Co prawda samo logowanie czasu pracy jest jedną z funkcji, ale jest ona mało istotna i zawsze obarczona pewnym błędem. Proces naprawy blacharsko lakierniczej nie jest tak przewidywalny jak naprawa mechaniczna stąd na samo narzędzie, mimo tego samego skrótu jakim jest „RCP”, należy spojżeć z zupełnie innej strony.