Najważniejsze funkcje i możliwości BP Flow
Zlecenia serwisowe
Lista zleceń serwisowych jest sercem systemu, bo wokół zleceń „kręci się świat” w serwisie :). To co było najważniejsze przy jej stworzeniu to przede wszystkim dopasowanie do potrzeb różnych serwisów i organizacji.
Wskaźniki
W prosty sposób dzięki zakładkom zobaczysz ile samochodów jest na każdym z etapów, zarówno w biurze jak i na hali napraw.
Import zleceń
Dzięki integracjom nie musisz wpisywać danych ręcznie! Oszczędź czas i zaimportuj zlecenia z systemów zewnętrznych (np. Audatex, DMS i innych).
Dopasowanie pod potrzeby
Czyli dopasuj proces, kolory, kolejność i nazwy poszczególnych statusów (czy też etapów) do swoich potrzeb.
Znaczniki graficzne
Możesz dzięki nim oznaczyć istotne informacje na temat zlecenia np. ryzyko szkody całkowitej, zabrany dowód rejestracyjny czy wszelkie inne, istotne dla życia zlecenia informacje
Czas do wydania
Odliczaj czas do kluczowej daty jaką jest planowane zakończenie naprawy. Zobacz ile razy data była zmieniana, zrób raport średniego czasu naprawy.
Wewnętrzna komunikacja
Dzięki wbudowanemu komunikatorowi możesz prowadzić wymianę informacji wewnątrz firmy. W dodatku system sam może wysłać Ci wiadomość jeśli będzie wymagana Twoja uwaga.
RCP - Rejestracja Czasu Pracy
RCP to skrót, który oznacza Rejestrację Czasu Pracy. Niestety przez lata ten skrót na rynku mrozi krew w żyłach wśród pracowników produkcyjnych.
Zupełnie niepotrzebnie, bo podstawowym celem jest zebranie informacji co aktualnie dzieje się z samochodem. Dzięki temu np. doradca serwisowy rozmawiając z klientem może potwierdzić, że samochód jest już na lakierni, w blacharni czy też na myciu końcowym.
Druga ważna kwestia to lepsza organizacja pracy, bo pracownicy na hali widzą jakie samochody mają przekazane do naprawy, na jakich są etapach, kto przed nimi zajmował się danym etapem itp.
Innym zastosowaniem jest naliczanie godzin sprzedanych w czasie rzeczywistym, dzięki temu każdy z blacharzy czy lakierników widzi ile JC/RBG sprzedał na dany dzień miesiąca.
Faktury, magazyn, rozliczenia
Dzięku modułowi faktur możesz wystawiać zaliczki (do kwot bezspornych), faktury VAT czy proforma.
Dzięki wbudowanemu modułowi do obsługi magazynu możesz prowadzić szczegółową ewidencję kupowanych części, przypisywać je do zleceń oraz fakturować faktycznie wydane pozycje.
Moduł rozliczeń umożliwia śledzenie poziomu opłacenia poszczególnych dokumentów ale też weryfikacji, kto i ile powinien dopłacić. Gdy mamy płatność np. 50% VAT, udział własny i jeszcze leasing, to policzenie ile i kto powinien zapłacić bywa czasochłonne. W zeszycie rozliczeń te dane widzisz od razu.
Kalendarze, planery, grafiki
Samochody zastępcze
Wynajem samochodów może być jednym ze źródeł dochodów w firmie, ale prowadzony nieoptymalnie może być również tylko kosztem. Dzięki kalendarzowi najmu możesz przewidzieć dostępność aut, zaplanować najmy czy też sprawdzić jakie parametry osiągnąłeś w poprzednich okresach. Dodatkowo system pamięta i przypomina o badaniach technicznych, ważności polisy czy przeglądzie. Możesz też w łatwy sposób drukować od razu wypełnione wzory umów.
Umawianie przyjęć, wizyt, oględzin
Dobra organizacja kalendarza daje przewidywalność i możliwość zaplanowania pracy. W kalendarzu możesz zdefiniować różne rodzaje wydarzeń, przypisywać zadania do poszczególnych osób czy też wysyłać do klientów wiadomości SMS np. z zaproszeniem na oględziny i z linkiem do nawigacji samochodowej ze wskazówkami jak i gdzie dojechać.
Grafik pracy
Urlopy, zwolnienia, szkolenia to te wydarzenia, które powodują nieobecność pracowników. Jeśli wiemy o tym z wyprzedzeniem, to możemy lepiej zorganizować pracę. Kolejna istotna kwestia to, dzięki RCP, możliwość podglądu czynności realizowanych przez każdego z pracowników danego dnia. Do tego zestawienie roboczogodzin przepracowanych, „sprzedanych” czy też przeliczenie efektywności pracy.
Planer prac
Zaplanowanie naprawy blacharsko-lakierniczej nie jest proste, bo mówiąc wprost zbyt wiele elementów może się nie udać. Mamy tutaj dostawę części, która może się opóźnić lub mogą dotrzeć niepasujące części. Jest decyzyjność TU, z którą bywa różnie i czasami sama naprawa zajmuje ułamek tego ile trzeba spędzić czasu na wymianie maili i telefonów. Wreszcie jest sam proces techniczny, to znaczy blacharz, lakiernik czy inni pracownicy wykonujący niełatwą pracę. Każdy z tych elementów wymaga odpowiedniego przewidywania, a dobre planowanie powinno opierać się na elementach krytycznych i w miarę upływu czasu przybliżać nas do uzyskania realnej daty zakończenia prac i wydania samochodu.
Organizacja pracy myjni
Niejednokrotnie myjnia jest wspólna dla innych działów takich jak serwis mechaniczny, komis czy wydanie nowych samochodów. Wtedy istotne jest ustalenie kolejki i nie zmienianie jej co chwilę. Z pomocą przychodzi kalendarz pracy myjni gdzie w prosty sposób można ustawić kolejkę samochodów do mycia, wybrać zakres usługi i przypisać oczekiwaną godzinę zakończenia. Rozwiązanie sprawdza się też wtedy, gdy myjnia jest tylko w procesie naprawy blacharsko-lakierniczej.
